El usuario reporta el problema o duda a su Jefe de Sistemas o Asesor. Estos tratarán de dar una solución inicial.

El Jefe de Sistemas, o el Asesor en conjunto con el Usuario, deberán diligenciar el pendiente y grabar el video de forma “Completa” haciendo especial énfasis en detallar los ejemplos o casos de uso donde se presenta el problema. Si tanto el video como la información están incompletos, se devuelve para su posterior ampliación.

Un pendiente que tiene video con audio se puede revisar con mayor facilidad, es mas preciso y así evitar que este sea devuelto por falta de información.

Para esto contamos con la herramienta gratuita de Jing.

• Programa
• Manual
• Formato Ejemplo

En esta etapa, el Asesor revisa y publica el pendiente en la página web Portal Administrativo

Esto tiene el objetivo de ver si él puede con su experiencia dar una solución al problema o duda que se reporta, esto incluye consultarlo con otros Asesores, hacer pruebas, etc. Si lo anterior no da resultado, el Asesor revisa que el pendiente este correctamente diligenciado y lo envía a Ingeniería Ofimática, para su tramite.

Nota: Ingeniería solo recibirá pendientes que sean enviados por los Asesores.

Causas de la devolución de un pendiente

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• Que no esten creados en el formato requerido para el envío de pendientes y sin video
• Video que no tenga audio
• Video que no esté grabado con la empresa modelo “TodoTerreno”
• Video que no contenga:
  – Si es reporte a problemas: la lista de pasos de la Parte 1 y Parte 2
  – Si es solicitud de Mejora: la lista de pasos de la Parte 1
• Ejercicios escritos o MS Excel cuando se requiera, ejemplo: cálculo manual del procedimiento de Rte. Fte.
• Que no sean enviados por el Asesor
• En un solo pendiente varios inconvenientes (cada solicitud es un pendiente diferente).

Una vez el área de Ingeniería recibe los pendientes, procede a ver los videos y analizar los ejemplos escritos enviados, con el fin de reproducir los errores o problemas planteados. En caso de no ser posible reproducirlos, se solicitará que se entreguen casos de uso más detallados.

Ampliar Información: Es importante recordar, que si no se documenta correctamente el problema, dará como resultado que el área de ingeniería no podrá ayudarlos, y solicitará información mas específica. Por lo tanto, es mejor enviarlo bien documentado desde la primera vez.

Saltarse Canales: Aparentemente, el “Saltarse Canales” genera una sensación de “agilidad”, que a veces se justifica con la idea, de que es un “Pendiente Urgente”.Nuestra experiencia nos ha demostrado que esto solo hace que se demore más tiempo. Así que los invitamos a seguir el canal definido.