Cuando has decidido que tus trabajadores necesitan capacitarse y ya tienes claro que esta inversión en tus empleados no es un riesgo y, por el contrario, se convierte en un beneficio para tu empresa, podrás también determinar el tipo de capacitación que esta persona requiere: Sea una interna, de carácter informal o conductual, de la cual pueda encargarse un superior u otra área de tu empresa o , en un caso diferente, una capacitación de nivel técnico que requiera componentes pedagógicos para la formación, a la cual no se pueda dar respuesta de manera interna.
El primer caso obviamente lo resuelves en pocas semanas, probablemente cuentes en tu entidad con procesos y personal capacitado para instruir a las personas que lo necesiten. Normalmente este tipo de aprendizaje requiere pocas horas del empleado, tiene bajos costos, se puede acceder con facilidad y ayuda a mejorar la interacción con las diversas áreas.
El segundo caso es un poco más complejo porque requiere buscar agentes externos que “eduquen” a tu empleado. Es decir, entidades o terceros con la capacidad de instruir tu personal. Dependiendo de tus necesidades es obviamente preferible buscar instituciones que puedan darte un aval, o certificado, por la capacitación realizada, el cual, además, esté de acuerdo a la normatividad y requerimientos legales.
Del mismo modo, existen diferentes tipos de modalidades de estudio, los cuales no siempre se pueden aplicar a todas las necesidades de capacitación y certificación, pero tenerlas en consideración puede ayudarte a disminuir costos.
| Modalidad de estudio | Costos de desplazamiento | Inversión de tiempo laboral | Beneficio final y anotaciones |
| Presencial | si | Alta | La educación presencial suele realizarse por fuera de la empresa, lo cual implica desplazamientos y grandes inversiones de tiempo. Si bien mucha gente se siente a gusto con esta modalidad educativa por la alta interacción con el docente, implica costos económicos y de productividad para tu empresa. Es necesario plantear qué tanto puede tu empresa prescindir del trabajador el tiempo que se está capacitando. |
| Distancia (o con una intensidad horaria baja) | Si (eventualmente) | Moderada | La educación a distancia, o bajo un modelo de intensidad horaria baja, suele ser un punto medio que a veces es muy conveniente, parte del estudio se realiza en presencia del docente, otra parte de manera individual, dependiendo del nivel de soporte que se le ofrezca puede implicar dificultades si su trabajador se siente solo en el proceso de estudio. La ventaja es que su empleado no tendrá que retirarse de manera frecuente del lugar del trabajo. |
| Virtual | No | Baja | Ni su empleado ni su empresa tendrán que asumir costos de desplazamiento lo cual es un gran punto a favor, adicional a eso muchas de instituciones o entidades que tiene este tipo de oferta educativa tienen un excelente soporte y horarios de acceso flexibles para las clases. Como valor agregado se debe mencionar que existe la posibilidad de medir de manera controlada tiempo invertido por el empleado y cumplimiento con el plan de estudios. La desventaja es que algunas personas tienen dificultades con este método de aprendizaje porque exige concentración y responsabilidad individual sin grandes presiones por parte del docente, el cual desempeña un rol más enfocado en el apoyo. |
Entonces podemos concluir de la tabla anterior que para reducir costos (tanto de tiempo de desplazamiento, como de tu trabajador dejando su puesto de trabajo para capacitarse) la educación virtual es idónea.
Otra manera de disminuir el valor final de la inversión es aprovechando las capacitaciones gratuitas que brindan ciertas instituciones privadas o del Estado. No obstante, este tipo de ofertas tiene un carácter más eventual y normalmente sus cupos son limitados, por tanto una buena oportunidad, pero no se pueden tomar como única opción.
Ahora bien, respecto a las capacitaciones pagas, una buena estrategia es hacer diversas cotizaciones para saber si lo que te ofertan tiene el precio idóneo, elegir sin haber visto otras opciones nunca será la mejor decisión administrativa, ni financiera. También existen ofertas con pago anticipado, grupal o paquetes de descuento que contribuyen a disminuir el costo final de la inversión. El ejercicio de sacar la calculadora y hacer las proyecciones nunca debe ser desestimado.
Sin embargo, es transcendental que a la hora de decantarse por una oferta hagas una evaluación del proveedor de servicio, independiente de que este sea público o privado, puedes valorarlo a través de elementos como lo son: trayectoria, certificación, reconocimiento, competitividad de precios y asesoría. Que lo barato no te salga caro ¿de qué te sirve una capacitación a precios módicos si no te certifica a tus empleados?
En resumen, las mejores estrategias para disminuir costos en capacitación son:
Buscar alternativas de educación virtual.
- Estar al tanto de las ofertas gratuitas por parte de las diferentes entidades, sean públicas o privadas.
- Adquirir ofertas grupales o por paquetes de descuento.
- Generar convenios empresariales que te permitan acceder a descuentos.
- Hacer pagos anticipados que generan descuentos de inscripción.
Todo esto teniendo en cuenta que el tercero, o la institución, que te preste el servicio se encuentre habilitado para hacerlo, actualizado al marco normativo que le afecte y cuente, además, con la capacidad y trayectoria requerida para impartir ese conocimiento. Para finalizar te invitamos a leer acerca de Campus Ofima, un buen ejemplo de una oferta de capacitación para tus empleados, el cual hace uso en diversas herramientas de la virtualidad para llevar a cabo procesos educativos exitosos.
